Location Salle des Fêtes

REGLEMENT INTERIEUR D’UTILISATION

DE LA SALLE DES FETES

 

 

I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES

 

Article 1 - Objet

 

Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisé la Salle des fêtes de la commune de BOULLAY-THIERRY, réservée prioritairement aux activités organisées par le mouvement associatif local, les scolaires et les particuliers résidants dans la commune.

 

II - UTILISATION

 

Article 2 - Principe de mise à disposition

 

Salle des fêtes a pour vocation première d'accueillir la vie associative, telle qu'elle s'exerce au travers des différentes associations de la commune de BOULLAY-THIERRY.

Elle sera donc mise en priorité à la disposition de ces dernières, dans l'exercice de leurs activités habituelles ou lors de manifestations, selon les modalités fixées ci-après. Elle pourra en outre être louée à des particuliers, de la commune de BOULLAY-THIERRY, exclusivement, ou encore à des organismes ou associations extérieurs à la commune pour des activités autres que festives.

 

La mise à disposition, hors les activités habituelles des associations de la commune, se décline suivant les périodes suivantes :

Week-end :............................................ du samedi 9 heures au lundi matin 9 heures.

Jour férié ou de Week-end :.............. de 9 heures du matin au lendemain 9 heures.

Jour semaine :..................................... de 9 heures du matin au lendemain 9 heures.

Demi-journée semaine :.................... .matin, après midi ou soirée.

 

Article 3 – Réservation

 

1) les demandes de location payantes sont accordées par la mairie aux heures et jours d’ouverture.

2) les chèques de paiement ou de caution sont à établir à l’ordre du TRESOR PUBLIC et remis à la Mairie. Le chèque de règlement de location sera remis à la signature du contrat de location avec le chèque de caution.

  • soit à la mairie (jours et heures d’ouverture) : Mardi et Mercredi de 16 à 18 heures.

  • soit auprès de Patricia PERRET-GENTIL, tél. 02.37.38.33.70 ou 06.62.17.23.53

  • soit auprès de Didier ALVAREZ, tél. 02.37.38.40.73 ou 06.20.56.09.7

 

Les clefs seront rendues après état des lieux soit à Patricia PERRET-GENTIL, soit à Didier ALVAREZ.

 

 

Article 4 - Horaires

 

Le respect des horaires d'utilisation de la Salle des fêtes est exigé pour son bon fonctionnement.

La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans les conventions de mise à disposition.

 

Article 5 - Dispositions particulières

 

S'agissant d'une Salle des fêtes, elle ne pourra être utilisée pour des activités sportives proprement dites nécessitant des équipements fixes ou permanents mais seulement pour des exercices au sol. Sont donc ainsi formellement exclus les sports de balle, collectifs ou individuels, du type basket-ball, hand-ball, tennis ou tennis de table, qui peuvent être pratiqués à l’extérieur sur le terrain de Sports.

 

La Mairie se réserve le droit d'utiliser ou d'interdire les installations pour des interventions techniques notamment à l'occasion de travaux d'aménagement, d'entretien et de mise en sécurité.

 

La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite.

 

Il doit être désigné un responsable de la manifestation, lequel devra être présent pendant toute sa durée.

Ce responsable sera le signataire de la convention de location.

 

En cas de difficultés ou d'accidents pendant la durée d'occupation de la Salle des fêtes, la responsabilité de la commune de BOULLAY-THIERRY est en tous points dégagée, dans la mesure où elle n'assure que la location.

 

Les clés de la Salle des fêtes devront être retirées au secrétariat de la Mairie de la commune de BOULLAY-THIERRY , en début de saison pour les utilisateurs à l'année, 24 heures avant la manifestation pour les utilisateurs occasionnels.

Les clés doivent être restituées au secrétariat à la fin de chaque saison pour les utilisateurs à l'année, immédiatement après la manifestation pour les utilisateurs occasionnels. (selon les termes de l’article 3 – réservation)

 

L'utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d'ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l'hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d'occupation et notamment au cours des opérations de montage et de démontage.

 

L'utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d'usage d'œuvres musicales dans le courant de la manifestation.

 

 

III - SÉCURITÉ - HYGIÈNE - MAINTIEN DE L’ORDRE

Article 6 - Utilisation de la Salle des fêtes.

 

L'utilisateur s'assurera de laisser les lieux dans l'état où il les a trouvés à son arrivée. S'il constate le moindre problème, il devra en informer la Mairie. L'utilisateur est chargé de l'extinction des lumières après chaque activité.

 

Chaque utilisateur reconnaît :

  • avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter,

  • avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction d'incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours, avoir pris connaissance du fonctionnement du dispositif de limitation du bruit pour l'ambiance musicale.

 

Il est interdit :

  • de procéder à des modifications sur les installations existantes,

  • de bloquer les issues de secours,

  • d'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes

  • de déposer des cycles & cyclomoteurs à l'intérieur des locaux,

  • d'utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés

  • Il est expressément interdit de coller, clouter ou agrafer des éléments décoratifs sur les murs. Un filin a été mis à disposition sur le mur du fond pour les décorations.

  • de pratiquer seul une activité en dehors de la présence des responsables.

La musique est interdite le soir après 2 heures du matin et la salle doit être libérée pour 3 heures le matin.

 

Article 7 - Maintien de l'ordre

 

Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée immédiatement.

 

Les enseignants, responsables d'activités associatives, organisateurs de manifestations sont chargés de la discipline et sont responsables de tout incident pouvant survenir du fait des scolaires, adhérents et du public.

 

Ils sont tenus de faire régner la discipline, de surveiller les entrées et les déplacements des élèves, des adhérents, du public, de veiller à l'évacuation des locaux en fin d'utilisation.

 

Article 8 - Mise en place, rangement et nettoyage

 

Après chaque utilisation, la Salle des fêtes devra être rendue dans l'état où elle a été donnée.

Les opérations de remise en ordre seront effectuées par l'utilisateur au cours de la période allouée.

En cas de manquement total ou partiel à cette disposition, les frais correspondants seront retenus sur la caution.

Le matériel doit être rendu en bon état. En cas de bris ou de disparition, l’utilisateur devra payer pour :

 

- une chaise :               38.00 €                   -   une table      :                          229.00 €

- un extincteur :         457.00 €                   -   une plaque de plafond :          50.00 €                    

 

Quant aux dégâts causés au local ou aux meubles, les réparations serons facturées d’après le coût de la réparation avec une majoration de 25 %.

 

 

IV - ASSURANCES - RESPONSABILITÉS

 

Article 9 - Assurances

 

Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.

Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et ses annexes.

 

Article 10 - Responsabilités

 

Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu'ils pourront occasionner à la salle ainsi qu'aux équipements mis à disposition par la Mairie.

 

Ils devront assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées.

 

Ils devront informer la Mairie de tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.

 

L'entretien et la maintenance des locaux mis à disposition sont à la charge de la Mairie.

 

 

V - PUBLICITÉ - REDEVANCE

 

Article 11 - Publicité

 

La mise en place de publicité n'est autorisée que durant les manifestations et après accord de la Mairie.

 

La tenue de buvette doit faire l'objet d'une demande préalable adressée au Maire au minimum 15 jours avant la manifestation.

 

Article 12 - Redevance

 

La mise à disposition de la salle et des équipements est gratuite pour les associations de la commune dans l'exercice normal et habituel de leurs activités et les manifestations qu'elles organisent. Il en est de même pour les structures (associations ou organismes émanant des collectivités) qui réalisent des actions en faveur des collectivités en dehors de tout cadre commercial.

 

Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux avec :

  • la signature d'une demande de location (lors de la réservation),

  • la signature d'une convention de location (15 jours avant l'organisation),

  • une caution versée 15 jours avant l'organisation,

  • le montant de la location payé d'avance 15 jours avant l'organisation.

     

Le montant de la location comprend la participation aux charges de fonctionnement (eau, chauffage éclairage & nettoyage des sols etc.). Il est fixé annuellement par délibération du Conseil Municipal et s'applique immédiatement.

 

 

VI - DISPOSITIONS FINALES.

 

Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur.

 

Elle pourrait entraîner l'expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d'une manifestation ou du créneau attribué.

 

La Mairie de BOULLAY THIERRY se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu'elle le jugera nécessaire.

 

Le secrétariat et le personnel technique de la Mairie de BOULLAY THIERRY, les agents de la force publique, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'application du présent règlement.

 

 

 

Fait et délibéré par le C.C.A.S de BOULLAY THIERRY dans sa séance du 23 février 2015

 

         Le Maire